Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje, dizia-me a minha mãe quando eu era pequeno.

Agora usamos “palavrão”  PROCRASTINAR, para explicar o que é a preguiça ou a vontade de não fazer aquilo que não gostamos. Mas os profissionais têm de fazer o que é preciso independentemente de gostarmos ou não, e sempre bem feito, de preferência rapidamente para não prolongar a agonia.

Parece que ninguém está imune à tendência de procrastinar. Quando alguém perguntou a Ernest Hemingway como escrever um romance, a sua resposta foi “Primeiro descongelo o frigorífico”.

Mas adiar tarefas leva-nos para longe dos grandes sucessos, especialmente na nossa produtividade e na psique. A procrastinação não é inevitável. Descobrir a razão porque está a adiar o trabalho e então tomar medidas concretas para evitar isso, irá ajudá-lo a fazer mais e vai-se sentir bem melhor consigo mesmo.

O Que Dizem os Especialistas? 

Li já há alguns anos um livro do Ned Hallowell, um psiquiatra e autor de muitos livros, mas o que eu li chama-se Driven to Distraction – Levados à Distracção, onde ele diz que atrasar o trabalho é muitas vezes um sintoma de como está realmente ocupado. “Nós procrastinamos porque temos muito que fazer”, diz ele a certo ponto. E, claro, queremos evitar tudo o que não gostamos. “Muitas pessoas procrastinam porque temem o trabalho penoso ou a dificuldade da tarefa que estão a evitar”, diz Teresa Amabile,  co-autora de The Progress Principle – O Princípio do Progresso. Mas, como provavelmente aprendeu, não vale a pena mandriar. “Desligar o que tem de fazer e não lhe ligar não o faz desaparecer. Completá-lo sim! ” .

Aqui estão cinco princípios a seguir na próxima vez que se encontrar a adiar um trabalho importante.

1. Descubra o Que o Está a Prender

Quando se encontrar a ignorar ou retardar uma tarefa, pergunte-se porquê. Hallowell aponta que existem, normalmente, dois tipos de tarefas adiadas: Algo que não gosta de fazer. Este é o mais comum. Como Hallowell diz: “Nunca adia comer a sua sobremesa favorita.” Algo que não sabe como fazer. Quando lhe falta o conhecimento necessário ou não tem certeza de como iniciar um trabalho, o mais provável é evitá-lo. Uma vez que tenha identificado porque não faz qualquer coisa, pode quebrar o ciclo e evitar crises futuras de procrastinação.

2. Estabeleça Prazos Para Si Mesmo

Uma das coisas mais simples que pode fazer é criar um cronograma com datas de vencimento muito claras para cada tarefa. “Assim que começar o projecto, desdobre-o em segmentos manejáveis para que possa completar em sequência,”. Em seguida, atribua prazos para cada parte. “Coloque um compromisso no seu calendário para trabalhar num pequeno pedaço do próximo segmento a cada dia para lhe permitir fazê-lo um pouco de cada vez”. Estas “pequenas vitórias” fazem o trabalho mais manejável e contribuem para o seu sentido de progresso. E alcançá-los é muito mais fácil do que tentar lutar através de um projecto complexo. Fixar prazos também garante que o projecto não fica enterrado. Para as coisas que provavelmente adia, marque lembretes na sua agenda ou coloque um post-it na ecrã do computador. Use quaisquer pistas visuais que lhe garantam que não vai evitar o projecto.

3. Aumente as Recompensas 

Nós muitas vezes demoramos porque a recompensa para fazer uma determinada tarefa está muito longe. Regina Conti, professora associada de psicologia na Universidade Colgate e uma especialista em motivação, fornece o exemplo de fazer os seus impostos. “Uma pessoa pode querer completar os seus impostos para evitar as penalidades legais de não os fazer, mas porque essas sanções são mais no futuro e a tarefa é muito chata, não terá muito incentivo para começar com o projecto”, diz ela. Para fazer uma tarefa sentir-se mais imediata, foque-se em recompensas de curto prazo, tais como a obtenção de um reembolso. Ou se não houver, insira o seu próprio. Mime-se com um café ou com uma conversa rápida com um colega de trabalho uma vez que tenha terminado uma tarefa. Também pode incorporar a recompensa na tarefa em si, tornando-a mais divertida de fazer. Trabalhe com alguém num projecto particularmente difícil ou crie um jogo para si mesmo, para que fazer a tarefa não seja tão chata ou onerosa.

4. Envolva Outros 

Um dos princípios que Hallowell repete muitas vezes no seu trabalho é “Nunca se aborreça sozinho.” Se não sabe como fazer alguma coisa, peça ajuda. Fale com um colega de confiança ou um amigo para se aconselhar. Ou, procure um exemplo de projecto em que está a trabalhar para usar como ponto de partida. “Os outros são uma grande fonte de motivação “. Pedir a alguém para rever o seu trabalho pode estimulá-lo a começar sabendo que esperam pelo seu trabalho. Até pode fazer um pacto anti-procrastinação com um colega de trabalho: partilhe o que está a fazer e faça com que sejam os dois responsáveis por definir prazos.

5. Adquira o Hábito 

“As pessoas levantam as mãos aos céus e dizem ‘Eu sou um procrastinador ” como se não tivessem nenhum controlo. “Têm controlo sobre isso e ficarão muito orgulhosos quando o perceberem e mudarem de atitude.” Hallowell diz que costumava ser um procrastinador, mas treinou-se para parar. “Não procrastino em nada, de todo. Agora faço as coisas de imediato”, diz ele. Há benefícios imediatos quando começa a fazer as coisas de imediato, e é um hábito que pode cultivar.

Por exemplo deve acompanhar o seu aperfeiçoamento. “Gaste apenas cinco minutos por dia para observar os progressos que fez, qualquer revés que tenha encontrado, e o que pode fazer no dia seguinte para permitir mais progressos”. É recomendável que faça um diário de trabalho. Então veja por si mesmo, e comece a falar sobre si mesmo com outros, como sendo alguém que faz as coisas de imediato. “O evento mais poderoso, para a manutenção positiva da vida no trabalho interno, é fazer progressos de trabalho significativos”.

Princípios para Lembrar Fazer:

•    Identificar quais são as tarefas que mais provavelmente serão adiadas;

•    Use prazos para o motivar para a fazer as coisas dentro de determinado tempo;

•    Recompense-se se alcançar metas.  Não Fazer:

•    Identifique-se como procrastinador como se fosse parte de si mesmo, de quem é;

•    Enfrente tarefas árduas por si próprio – peça ajuda a outros para superar o aborrecimento;

•    Tente terminar um projecto numa assentada – divida-a em pedaços menores, mas realizáveis.

 

Vou dar 2 exemplos com casos que conheço pessoalmente.

Case Study 1: Saber Porquê? 

Lisa Freitas, uma consultora de marketing duma empresa on-line sediada em Lisboa, notou que estava a adiar o plano num grande evento de marketing. De todas as vezes que ela pensava no que tinha para fazer, ficava enervada e sobrecarregada e decidia trabalhar noutra coisa qualquer. Isto era muito estranho para ela: estava habituada a tomar conta de grandes projectos e a ficar apaixonada por eles, independentemente da sua complexidade.

Este projecto era diferente, já que envolvia várias outras pessoas, incluindo muitos altos executivos. “Eu procrastinava quando tinha de confiar noutras pessoas “. Para este evento, estava preocupada com a dependência nos outros, especialmente nos executivos, sempre ocupados com muitos compromissos concorrentes.  A ansiedade da Lisa não a estava a ajudar e ela precisava de fazer o projecto avançar. “Escrevi uma lista de tudo o que tinha que acontecer, planeei um calendário e depois comecei por perceber o que precisava de fazer primeiro”. Uma vez que muitas das tarefas, necessitavam de respostas de outros, então escreveu o que precisava de cada pessoa e quando precisava. Isto ajudou-a a fazer pedidos claros a todos os envolvidos. “Eu percebi que estava a fazer um papel muito importante ao manter as pessoas a avançar e os executivos envolvidos perceberam que era isso que eu estava a fazer”.

O projecto ainda causou algum stress a Lisa, mas conseguiu avançar. “Fiz um acordo comigo mesmo. Cada dia, dizia a mim mesma que ia trabalhar com ele durante 20 minutos agora e mais 20 minutos no período da tarde”. Quando começou a organizar o tempo, descobriu que era mais fácil a cada dia que passava. A Lisa também definiu uma recompensa de longo prazo para si mesma: quando o projecto estiver completo, vão fazer um jantar de equipa.

 

Case Study 2: Mantenha-o no topo da atenção! 

Maria João Bento era uma assistente executiva de uma empresa de dispositivos médicos quando o seu chefe lhe atribuiu um projecto importante, mas de menor prioridade, e que ele estava com problemas em acabar. Logo, a Maria João percebeu que também ela, o estava a adiar. Ela nem conseguia encontrar tempo para sequer começar o projecto com todas as outras tarefas a pressionar o seu dia. Mas como não tinha ninguém para delegar o projecto, tomou a decisão de fazer pequenos incrementos, para poder ter progressos. “O truque é reconhecer que há passos que podem ser tomados mesmo se não pode chegar ao destino final no mesmo dia”.

Ela dividiu o projecto em tarefas separadas que poderia realizar em 15 minutos. Usando o Outlook, agendou tempo duas vezes por dia – uma de manhã e depois novamente após o almoço – para fazer duas das tarefas. “Se marca para si mesmo um lembrete do Outlook e ele continua a aparecer, tem mesmo de lidar com isso”.

Antes de sair em cada dia, ela escrevia as duas coisas que ia fazer no dia seguinte.  Também se manteve responsável. “A minha linha de falha final era o meu voto secreto que não poderia passar dois dias sem algum tipo de progresso,” Ao fazer isso, foi capaz de ganhar momentum no projecto e tornou-o parte das suas prioridades diárias. “Este projecto esquecido foi logo completado e foi entregue a um chefe muito grato. E também saiu da minha secretária o que me fez feliz também”.

A Maria João desenvolveu também outros mecanismos para enfrentar projectos que tenha tendência para adiar. “Agora coloco esse projecto numa pasta de cor e coloco-a na minha lista de coisas a fazer, no final do dia, em cima do meu teclado ou computador.” Desta forma, quando chega no dia seguinte, não pode deixar de o ver.

Todos temos tendência para procrastinar, temos é de encontrar mecanismos de defesa que nos ajudem a evitar o inevitável.

Eu também me deixo levar por muitas variáveis, mas encontrei o meu mecanismo para escrever todos os dias mais um pouco nos projectos que ainda estão em aberto.

Façam o favor de serem felizes

 

About Rui Lemos

Rui Lemos, nasceu em Lisboa, Portugal, em 1959, sempre foi empreendedor desde tenra idade. Esta sua tendência para o negócio deu-lhe uma visão desempoeirada da vida, pois sempre pensou pela sua própria cabeça. Fez o liceu em Oeiras, perto da praia o que veio também a influenciar o seu desejo de liberdade e de gozar o tempo de lazer. Fez serviço militar na Força Aérea Portuguesa, na área da electrónica, foi profissional da IBM por quase 20 anos, a sua carreira foi de técnico de computadores, a técnico de software até gestor, sendo formador do Instituto IBM, autor de manuais técnicos e de vários livros, entre eles o Best Seller com 23 edições “O Fundamental do Windows 3.1″, conheceu o marketing de rede em 1983, mas não foi financeiramente compensador, ficou só o "bichinho". Voltou ao MMN, em 2004, com a Bia Pomar, sua mulher, onde conheceu a Cesarina e o Silvio Fortunato. Fez parte do grupo fundador do Magnet System e do Inner Circle, com a Bia Pomar e o Rui Gabriel, sendo hoje um profissional do internet marketing e do marketing multinível, é autor de vários blogs entre eles www.RuiLemos.com, um blog que fornece dicas sobre internet marketing, marketing multinível, formação e empreendedorismo para profissionais ou amantes do internet marketing e www.escritamilionaria.com dedicado ao Copywriting, Content Management, SEO Copywriting. Foi co-fundador do grupo de internet marketers Lazy Millionaires League que se dedicam a ajudar os novos a encontrar o seu caminho, é também afiliado All In do Empower Network.


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